Referensgruppen är en viktig förstärkning till projektet och fungerar som kvalitetssäkring. Gruppen är också en brygga mellan projektutföraren och energibranschen. Referensgruppen är rådgivande till projektet och:
- Preciserar arbetet i projektet och kontrollera arbetet sker i enlighet med projektuppdraget och programbeskrivningen.
- Bidrar med bransch- och expertkunnande genom att ge råd och anvisningar till nytta för projektet.
- Påtalar behov av ändrad inriktning eller andra förändring av projektet. Beslut om förändringar fattas av styrgruppen.
- Ger stöd och idéer som ökar projektets kommunicerbarhet.
- Bidrar med synpunkter på hur resultaten från projektet ska implementeras alternativt vad som krävs för att resultaten ska kunna användas.
- Granskar slutrapporten och ger sitt godkännande av den innan den lämnas till styrgruppen inom programmet för godkännande
- Fyller i en utvärdering efter avslutat projekt
Projektledarens ansvar
Projektledaren ansvarar för att hålla möten med referensgruppen och att boka möten med god framförhållning i samråd med ordförande för referensgruppen. Energiforsk kan hjälpa till att samordna och bidra med att boka lokaler i Stockholm.
Referensgruppen ska samlas minst två gånger, en gång strax efter projektstart och en gång inför projektslut. Projekt som pågår längre än ett år bör ha fler avstämningar. Mötena ska protokollföras och sparas på projektets Teams-kanal. Mejla Carolina Holmberg, som är programansvarig, om du saknar inbjudan. Informera alltid programansvarig när ett referensgruppsmöte ska hållas så att övriga intressenter får information om det. Projektledaren ska också informera Energiforsk om det finns deltagare från övriga finansiärer i de fall där projektet samfinansieras.
Referensgruppens ordförande och deltagare
Referensgruppens deltagare står för sin egen tid och kostnader. Referensgruppens ordförande ansvarar för att referensgruppen enas om en utvärdering vid projektets slut och är om det behövs nod för övriga deltagare. Alla projekt ska utvärderas av referensgruppen genom att fylla i en utvärdering. Utvärderingen är en förutsättning för att projektet ska bli godkänt och det är ordföranden i gruppen som ansvarar för att utvärderingen genomförs.
Det finns en Teams-kanal för projektet som projektledaren och referensgruppen ska använda som arbetsyta för att dela och sprida relevanta dokument.